خداحافظی با کاغذبازی! مقایسه یوکانف با روش‌های سنتی مدیریت همایش: گامی بلند به سوی رویدادی هوشمند
آیا تا به حال برگزارکننده یک همایش علمی، سمینار یا رویداد بزرگ بوده‌اید؟ پس حتماً کابوس مدیریت صدها ثبت‌نام دستی، پیگیری مقالات در انبوه ایمیل‌ها و ساعت‌ها زمان برای صدور گواهی‌های فیزیکی را به خاطر دارید. دنیای مدیریت رویدادها تا همین چند سال پیش، مترادف با کلماتی مثل «کاغذبازی»، «خطای انسانی» و «استرس بی‌پایان» بود.اما امروز، با ظهور نرم‌افزار مدیریت همایش‌هایی مانند یوکانف، این داستان کاملاً تغییر کرده است. دیگر نیازی نیست تمام انرژی تیم اجرایی شما صرف کارهای تکراری و اداری شود.
ثبت‌نام آنلاین همایش: از صف‌های طولانی تا یک کلیک آسان
یکی از اصلی‌ترین نقاط اصطکاک در روش‌های سنتی، فرآیند ثبت‌نام بوده است.
روش‌های سنتی:
- ثبت‌نام دستی و کاغذی: تکمیل فرم‌های فیزیکی، جمع‌آوری مدارک و اسکن آن‌ها، ورود دستی اطلاعات به فایل‌های اکسل.
- دریافت وجه در محل یا کارت به کارت: پیگیری واریزی‌ها، تطبیق فیش‌های بانکی با نام افراد و احتمال بالای خطا در ثبت نهایی.
- اطلاع‌رسانی پراکنده: ارسال ایمیل‌های متعدد یا تماس تلفنی برای یادآوری مهلت‌ها یا تأیید ثبت‌نام، که اغلب به سردرگمی مخاطب منجر می‌شود.
- عدم انعطاف: دشواری در اعمال تخفیف‌های گروهی، کدهای تخفیف یا تغییر پلن‌های ثبت‌نام در لحظه.
یوکانف: قدرت ثبت‌نام آنلاین همایش
یوکانف این فرآیند پردردسر را به یک تجربه کاربری روان و سریع تبدیل می‌کند:
- سامانه یکپارچه ثبت‌نام: ایجاد فرم‌های ثبت‌نام آنلاین همایش حرفه‌ای و کاملاً قابل تنظیم در کمتر از چند دقیقه.
- اتصال به درگاه پرداخت بانکی: شرکت‌کنندگان به صورت لحظه‌ای و امن هزینه را پرداخت می‌کنند و ثبت‌نام آن‌ها فوراً تأیید می‌شود؛ بدون نیاز به پیگیری فیش بانکی از سوی دبیرخانه.
- مدیریت هوشمند کاربران: تمام داده‌های شرکت‌کنندگان و مقالات آن‌ها در یک پنل اختصاصی با دسترسی‌های امن جمع‌آوری و مدیریت می‌شود. قابلیت اعمال کدهای تخفیف، تعریف پلن‌های مختلف و حتی صدور فاکتور رسمی به صورت خودکار فراهم است.
- اطلاع‌رسانی خودکار: ارسال پیامک یا ایمیل‌های تأیید به صورت اتوماتیک، بلافاصله پس از تکمیل فرآیند توسط کاربر.
مدیریت مقالات و داوری: خداحافظی با ایمیل‌بازی!
اگر رویداد شما یک کنفرانس علمی است، مدیریت مقالات و فرآیند داوری، اصلی‌ترین و زمان‌برترین بخش کار شماست.
روش‌های سنتی:
- دریافت مقالات از طریق ایمیل: صندوق ایمیل دبیرخانه به سرعت پر می‌شود، مقالات در میان صدها پیام دیگر گم می‌شوند و امکان ردیابی وضعیت هر مقاله برای دبیرخانه و نویسنده تقریباً محال است.
- ارسال دستی برای داوران: مدیر همایش باید مقالات را دانلود کند، نام نویسنده را حذف کند و به صورت دستی برای داوران ارسال نماید. پیگیری نظر داوران و مهلت‌های داوری نیز از طریق تماس یا ایمیل انجام می‌شود که منجر به تأخیرهای طولانی می‌گردد.
- اعلام نتایج زمان‌بر: جمع‌آوری نظرات داوران و اعلام نتایج به نویسندگان، فرآیندی کاملاً دستی و پر از ریسک خطای انسانی است.
یوکانف: اتوماسیون کامل دبیرخانه
نرم‌افزار مدیریت همایش یوکانف، دبیرخانه را به یک سیستم کاملاً خودکار و شفاف تبدیل می‌کند:
- دریافت آنلاین مقالات: ایجاد یک سامانه سابمیت مقالات با قابلیت‌های پیشرفته اعم از آپلود چند مرحله‌ای، کنترل فرمت فایل و دسته‌بندی موضوعی.
- فرآیند داوری خودکار و ناشناس: سیستم به صورت هوشمند و بر اساس تخصص، مقالات را به داوران ارجاع می‌دهد. امکان داوری کاملاً ناشناس (Blind Review) و پیگیری لحظه‌ای وضعیت داوری برای داوران و دبیرخانه فراهم است.
- اعلام نتایج یکپارچه: با ثبت نهایی نظر داوران، سیستم به صورت خودکار و از طریق پنل کاربری، ایمیل یا پیامک، نتیجه را به نویسنده اعلام می‌کند و امکان بارگذاری نسخه نهایی مقاله را فراهم می‌سازد.
صدور گواهینامه: سرعت، دقت و اعتبار
آخرین مرحله هر همایشی، ارائه گواهینامه حضور و ارائه مقاله است که در روش‌های سنتی، خود یک فرآیند کابوس‌وار بود.
روش‌های سنتی:
- طراحی و چاپ فیزیکی: صرف هزینه و زمان زیاد برای چاپ گواهینامه ها، امضا زدن دستی تک تک آن‌ها و خطر اشتباه تایپی یا خط‌خوردگی.
- توزیع در محل: ایجاد صف‌های طولانی در روز برگزاری همایش برای تحویل گواهینامه ها، که نه تنها وقت شرکت‌کنندگان را می‌گیرد، بلکه نظم رویداد را نیز مختل می‌کند.
- اعتبار پایین: گواهینامه های فیزیکی به سادگی جعل می‌شوند و امکان استعلام اعتبار آن‌ها وجود ندارد.
یوکانف: صدور گواهینامه با امنیت بالا
یوکانف با ارائه قابلیت صدور گواهینامه، به این مشکلات پایان می‌دهد:
- صدور انبوه: پس از اتمام همایش، گواهینامه های حضور و ارائه برای همه شرکت‌کنندگان و سخنرانان صادر می‌شود و در پنل کاربری آن‌ها قرار می‌گیرد.
- امضا و کد QR اختصاصی: هر گواهینامه دارای یک کد QR استعلام است. با اسکن کد، اصالت گواهینامه در سایت همایش تأیید می‌شود که این ویژگی اعتبار رویداد شما را به طرز چشمگیری افزایش می‌دهد.
- کاهش هزینه‌ها: حذف کامل هزینه‌های طراحی، چاپ و حمل و نقل گواهینامه های فیزیکی.
- دسترسی آسان: شرکت‌کننده در هر زمان و مکانی می‌تواند به گواهینامه خود در پنل کاربری دسترسی پیدا کند.
مدیریت رویداد در قرن بیست و یکم، نیازمند ابزارهای قرن بیست و یکمی است. روش‌های سنتی مدیریت همایش، با تکیه بر کاغذ، ایمیل و کارهای دستی، منبع اصلی اتلاف وقت، هزینه و خطا هستند. یوکانف به عنوان یک نرم‌افزار مدیریت همایش بومی، کامل و هوشمند، تمامی فرآیندها از ثبت‌نام آنلاین همایش و مدیریت داوری مقالات گرفته تا صدور گواهینامه را به صورت یکپارچه در اختیار شما قرار می‌دهد.
انتخاب یوکانف، به معنای انتخاب یک دبیرخانه بدون استرس، افزایش اعتبار رویداد شما و تجربه‌ای بی‌نقص برای شرکت‌کنندگان است. وقت آن رسیده که وقت و انرژی تیم خود را صرف کیفیت محتوا و تجربه شرکت‌کنندگان کنید، نه کاغذبازی‌های اداری!
آیا آماده‌اید تا همایش بعدی خود را با قدرت اتوماسیون و هوشمندی برگزار کنید؟
همین حالا با کارشناسان یوکانف تماس بگیرید یا برای مشاهده دموی رایگان سامانه ثبت‌نام کنید تا ببینید چگونه می‌توانید در عرض چند دقیقه، کل فرآیند برگزاری همایش خود را متحول سازید! کلیک کنید و گام اول را به سوی مدیریت هوشمند رویداد بردارید.
نظرات
